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合肥會議服務禮儀準備工作

作者:合肥會議服務 日期:2021-07-28 點擊:516
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  會議服務禮儀準備工作主要是說明在會議禮儀中要提前進行什么準備,才能確保會議的圓滿進行,會議是洽談商務、布置工作、溝通交流的重要方式,也是現代經濟社會中一項重要的商務活動,會議禮儀貫穿于會議的籌備、組織、主持及參加等一系列環節中,對會議效果有著直接的影響。

  1、及時發出通知、請柬:

  組織者須事先你好會議通知,通知上面務必寫明會議主題、時間、地點及參加人員等內容。為了以示會議的隆重或對與會者的尊重,還可采取請柬的形式,然而,無論是通知、還是請柬,須在會前的一周送達或郵寄到與會者手中,使參加會議的人有足夠的時間準備。

  2、備好會議資料

  首先是列出會議的程序和日程安排,即對會議的各項活動按先后順序排列好,并且會議日程的安排要適當,注意張弛有度;其次,把領導的重要講話或相關的文字資料打印,裝訂好,待開會時發給每一位與會者。

  3、布置好會場

  組織好會場的布置工作,例如橫幅、照明、空調、麥克風、電腦投影儀、電話、傳真機等設施的設置和測試。

  根據會議類型拜訪長方形、正方形、橢圓形或圓形桌子,并按一定規則為與會者排好座次

  準備號基本的會議用品,如便簽紙、筆、資料袋等

  做好飲品、茶水的準備工作;

  做好接待與會者的各項準備工作

  首先是會前接站,即實現根據來賓的身份、地位、規格及本企業的具體情況制定接待規格。其次,安排食宿,即根據客人的民族風俗、身份及要求,確定伙食標準、進餐方式、住宿環境。第三、安排返程,即了解了客人的返程時間后,及早預訂機票、車船票、安排送行人員和車輛。

  4、主持人禮儀

  作為會議主持人應具有思維敏捷與清晰、分析概況能力、有耐心、善觀察、善表達、富有幽默感、自制力強、有協調能力、較高的解決問題的技巧等特性;同時,在主持會議的過程中應始終保持中立的態度,并站在無偏見的立場上,注意營造合適的會議氣氛,或莊重、或幽默、或沉穩、或活潑;控制會議主題和時間,鼓勵參與,尋求反饋,特別是協調好與會人的關系,避免沖突。

  5、參加者的禮儀:

 ?。?)、準時到會

  寧可提前15分鐘也不可遲到1分鐘,并按照會議安排入座。

 ?。?)、規范著裝

  男士應穿深色西裝、打素色或條紋領帶、配深色襪子和黑色皮鞋。女士則須穿深色西裝套裙、配肉色長筒或連褲式絲襪和黑色高跟或半高跟皮鞋。

 ?。?)、言行得體

  注意自己的身份、地位,扮演好自己的角色,力求言行舉止自然得體、落落大方,切忌嘩眾取寵或喧賓奪主。

 ?。?)、遵守紀律

  在開會過程中,應集中精神、認真傾聽,做好筆記,不要做出一些實力的行為,如隨意走動,與別人竊竊私語,打哈欠等。同時,在開會期間,有急事需提前退場,應與會議組織者打招呼,說明理由,征得同意后再離開。

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